Waarom contracten een contractdossier nodig hebben
Een contract vormt de basis van opdrachten en samenwerkingen. Dat is een feit. Toch is een contract alleen vaak niet genoeg. Zo kunnen interpretaties van de tekst verschillen of worden er nieuwe afspraken gedurende de looptijd van het contract gemaakt. Al die informatie is essentieel voor een goed begrip van de verwachtingen die partijen op grond van de overeenkomst mogen hebben. Daarom adviseren we om voor alle contracten van enige omvang of belang een contractdossier aan te leggen.
Wat is een contractdossier?
In een contractdossier wordt alle informatie en documentatie die relevant is voor het contract bij elkaar gebracht en bijgehouden. Dus niet alleen het (definitieve) contract, maar ook de documentatie, correspondentie en andere informatie die wordt uitgewisseld. Zowel vóór sluiting van de overeenkomst als gedurende de looptijd ervan.
Bij verschillen in inzicht of geschillen over geleverde prestaties is het contractdossier de uitvalsbasis. Alleen dan kan het contract in de juiste context worden begrepen.
Het contractdossier in de praktijk
In de praktijk blijkt het contractdossier vaak lastig. Bij de totstandkoming van contracten zijn veel verschillende personen betrokken. Niet zelden komt het voor dat na verloop van tijd essentiële informatie en documentatie verloren is gegaan. Bijvoorbeeld in een mailaccount van een medewerker die niet langer in dienst is.
Van belang is dan ook om het contractdossier tijdig op orde te hebben en niet te wachten tot de noodzaak is gerezen.
Conceptversies van het contract (en/of de offerte) en de correspondentie daarover zijn vaak een uiterst belangrijke bron voor uitleg van de overeenkomst. Hierin vind je vaak toelichting en uitleg over artikelen in het contract. Bijvoorbeeld dat een verplichting heel beperkt of juist heel breed moet worden begrepen of dat voor uitleg aangesloten wordt bij een ]externe bron (zoals “error” in de betekenis van ITIL2).
Ieder contract van enige omvang of belang zou daarom een contractdossier moeten hebben. Dit contractdossier is allesbehalve statisch. Het merendeel van de documentatie en informatie ontstaat en wordt pas verzameld tijdens de looptijd.
Continu bijhouden van het contractdossier is dus een vereiste. Uiteraard gebeurt dit tegenwoordig digitaal.
Welke informatie bevat een contractdossier?
Er kunnen met gemak 50 verschillende soorten documenten verzameld worden in een contractdossier. Denk aan:
agenda’s en verslagen van overleggen;
aanbestedingsdocumenten (RFI, RFP, gunning);
presentaties/hand-outs en uitkomsten van demo’s en POC’s;
conceptversies van het contract en correspondentie daarover tussen de partijen;
implementatieplan;
facturatieafspraken;
geheimhoudingsverklaringen;
verslagen van overleggen over uitvoering en evaluatie van de dienstverlening;
dossier afspraken en procedures (DAP); en/of
een opgesteld contractrisicoprofiel.
Per contract zal het type documenten in het contractdossier verschillen. De afweging welke informatie noodzakelijk is voor een contractdossier moet voor ieder contract opnieuw gemaakt worden. Meestal ligt deze taak bij de contractmanager (of eventueel contractbeheerder).
Het aanleggen van een contractdossier
Het aanleggen van een contractdossier begint nog voor het contract getekend is. Een contractdossier wordt zowel aangelegd aan afnemers- als leverancierszijde.
De eerste informatieaanvraag is al belangrijk. Daarnaast neemt u alle relevante correspondentie en gespreksverslagen op in het dossier. De eerste aanleg eindigt bij het opnemen van het getekende contract.
Let op!
In die eerste fase stelt u ook direct vast welke documenten in het dossier moeten worden opgenomen tijdens de uitvoerende fase. U bepaalt ook direct wie toegang krijgt tot het dossier en welke processen en procedures gevold moeten worden om het dossier up-to-date te houden.
Het continu bijhouden van een contractdossier
Ieder contractdossier moet compleet, actueel en betrouwbaar zijn. Op ieder moment van de dag.
Een belangrijk aandachtspunt en uitdaging voor iedere contractmanager en -beheerder.
Een dossier bestaat immers uit documenten die uit verschillende bronnen worden aangeleverd. Het maken van heldere afspraken over het beheer van het dossier is dan ook essentieel. Denk aan afspraken over:
wie welke informatie mag aanleveren, wijzigen en inzien.
versiebeheer; welke versie is de laatste en hoe markeren we dit?
hoe om te gaan met documenten die persoonsgegevens bevatten.
welke documenten wel of juist niet worden opgenomen in het dossier.
Direct aan de slag met een contractdossier?
Bent u geen jurist, maar wel dagelijks bezig met contracten en contractmanagement? Bijvoorbeeld als contractmanager, -beheerder, inkoper of sales?
Dan bieden wij u trainingen in uw eigen taal, met heldere praktijkvoorbeelden en concrete checklists, waarmee u zelf aan de slag kunt. Ook het aanleggen en bijhouden van een contractdossier wordt behandeld tijdens onze trainingen.
Bijvoorbeeld bij de training: