ICT-projecten falen geregeld. Zeker als er sprake is van een complex of omvangrijk project. Denk aan een bedrijfskritische applicatie of nieuwe infrastructuur. Wie krijgt bij falen vaak de schuld? Juist, het ICT-contract. Dat kunt u voorkomen door in ieder geval rekening te houden met 5 essentiële topics.

1. Het belang van goede samenwerking

We zien het vaak genoeg in de praktijk: de leverancier óf de afnemer wil de inhoud van het ICT-contract en de bijbehorende voorwaarden volledig dicteren.

Geen goed idee.

Het sluiten van een IT-contract is een proces. Door het proces goed te doorlopen, ontstaat een beter IT-contract. Dat kan alleen als leverancier en opdrachtgever nauw met elkaar samenwerken.

Dit vraagt onder meer om goede communicatie, tijdige informatievoorziening en adequate besluitvorming. Iets wat je tijdens het ICT-project ook ambieert.

Pak het opstellen van het contract dus net zo aan als het uiteindelijke ICT-project dat uitgevoerd moet worden. Zorg dat stakeholders van beide partijen:

betrokken zijn;
input leveren; en
hun doelstellingen scherp in beeld hebben.

2. Verwachtingen managen? Formuleer een werkbare scope

Wanneer ontstaat onvrede? Als er niet aan de verwachtingen wordt voldaan.

Essentieel dus om die verwachtingen te managen. Vooraf: in het ICT-contract.

Hoe?

Door het formuleren van een heldere scope, waaruit duidelijk blijkt wat de opdrachtgever mag verwachten én wanneer.

Dit gebeurt meestal niet. Door onzekerheden en onduidelijkheden over de exacte invulling van het ICT-project, blijft de scope in het contract vaak vaag. Tijdens de uiteindelijke uitvoering kunt u hier dan niet op terugvallen.

Hoe u dit kunt voorkomen?

Door het contract bruikbaar te maken bij wijzigende omstandigheden en een werkbare scope te formuleren. Bijvoorbeeld door expliciet aandacht te besteden aan vergoeding van meerwerk, als onverhoopt blijkt dat het pakket van af te nemen diensten verandert. Of door te bedingen dat kortingen ook zien op nader overeen te komen diensten.

3. Een ICT-contract is NIET alleen juridisch

IT-contracten zijn juridisch, maar dat is slechts 1 kant van het verhaal. Een IT-contract wordt nog te vaak (op het laatste moment) opgesteld door juristen en/of inkopers. Zij hebben vaak onvoldoende oog voor commerciële, bedrijfskundige, organisatorische en/of technologische doelstellingen.

Juist die doelstellingen maken dat een ICT-contract goed werkt in de praktijk. Tijdige participatie van alle stakeholders is dus cruciaal.

4. Een escalatieregeling is onmisbaar

Binnen IT-projecten kunnen geschillen ontstaan door verschillen in inzicht, strijdige doelstellingen of onduidelijkheden in het ICT-contract.

Geschillen en conflicten zijn er om opgelost te worden.

In de meeste ICT-contracten staat daarover echter weinig opgenomen. Meestal enkel een bepaling waarin staat dat geschillen worden voorgelegd aan een rechter of arbiter.

Niet ideaal.

Rechtspraak is immers het allerlaatste redmiddel, dat je liever vermijdt. Wat wel de voorkeur heeft? Een uitgebreide escalatieregeling in het contract. Dit is lijst met allerhande geschillen die het succes van een IT-project kunnen frustreren met daarbij de wijze van escalatie.

Absoluut onmisbaar.

5. Laat het ICT-contract niet in een la verdwijnen

Niets dynamischer dan een ICT-project. Toch verdwijnt een ICT-contract na ondertekening vaak in een la.

Dat kan anders.

Zie het contract als een dynamisch hulpmiddel tijdens de looptijd van het project. Veranderen omstandigheden, eisen en/of requirements? Dan moet het IT-contract dit juist faciliteren en niet dwarszitten. Overlegstructuren (communicatie), escalatievoorzieningen en een werkbare modus voor contract- en prijswijzigingen zijn dan ook vereist.

ICT-contracten zelf kunnen opstellen of beoordelen?

Naast de 5 bovenstaande topics zijn er nog meer aspecten van ICT-contracten om zeker rekening mee te houden. Zowel bij het opstellen, beoordelen als uitonderhandelen van ICT-contracten.

Wij helpen u hierbij.

Met een praktijkgerichte online training speciaal voor niet-juristen in het bedrijfsleven, de overheid en non-profitsector.

Meld u daarom nu aan voor de training ‘ICT-contracten praktisch gemaakt’ en word een betere gesprekspartner aan de onderhandelingstafel.

Deze 5 dingen wilt u weten over ICT-contracten