Wat is contractmanagement?

Leveranciers en opdrachtgevers die actief bezig zijn met contractmanagement, blijken in de praktijk het succes van contracten significant te bevorderen. Maar wat verstaan we nu eigenlijk onder contractmanagement en hoe is dit vakgebied ontstaan?

Hoe is contractmanagement ontstaan?

Dringende behoefte aan grip op contracten heeft geleid tot de opkomst van contractmanagement. Die behoefte is ontstaan door de toenemende complexiteit, omvang en het financieel belang van (dienstverlenings-)contracten. Contractmanagement speelt vooral bij langdurige contracten, in het bijzonder bij contracten voor dienstverlening.

Contractmanagement staat om die reden al lange tijd stevig in de belangstelling. Tegelijkertijd kan worden geconstateerd dat het bij veel bedrijven en organisaties nog altijd in de kinderschoenen staat. Het vakgebied is dan ook relatief jong.

In 2002 verscheen een publicatie over contractmanagement van de hand van het Britse Office of Government Commerce (OGC). Het OGC – een orgaan van de Britse rijksoverheid – geniet een aanzienlijke bekendheid. Eerder was het namelijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling van ITIl (servicemanagement) en Prince2 (projectmanagement), die ieder in de loop van de jaren op hun eigen gebied dé standaard zijn geworden.

In ‘Contract Management Guidelines’ zijn door OGC in belangrijke mate de contouren neergezet van contractmanagement, zoals we dat nu kennen. Het vormt een baanbrekende publicatie die contractmanagement op de kaart heeft gezet.

In een latere publicatie heeft OGC/the National Audit Office via het ‘Good Practice Contract Management Framework’ een verdere uitwerking gegeven. Hierin worden de activiteiten op het gebied van contractmanagement benoemd en gecategoriseerd in 11 onderscheiden aandachtsgebieden.

In Nederland kunnen we niet om de ontwikkeling heen van CATS CM® door Jan van Beckum en Gert-Jan Vlasveld. CATS vormt een methode die de brug slaat tussen theorie en praktijk om contractmanagement toe te passen.

Wat verstaan we onder contractmanagement?

Het doel van contractmanagement is om ervoor te zorgen dat een contract deugdelijk en naar tevredenheid - zo nodig onder aanpassing van de overeenkomst - wordt uitgevoerd en wordt gericht op de contractdoelstellingen. Contractmanagement staat dus in zoverre los van inhoudelijke werkzaamheden en de aansturing daarvan.

In de literatuur zijn in de loop van de tijd verschillende definities van contractmanagement beschreven, die een sterk uiteenlopend beeld van het vakgebied geven. Wellicht is er ook niet één definitie die antwoord geeft op de vraag wat nodig is voor de succesvolle uitvoering van contracten.

Daarom delen wij een viertal elementen die in ieder geval aanwezig moeten zijn om contractmanagement tot een succes te maken.

1. Van contractcreatie naar post-award contractmanagement

Een element dat in verreweg de meeste definities van contractmanagement aanwezig is, is dat contractmanagement betrekking heeft op de fase na de totstandkoming van het contract (contractcreatie). In dat verband wordt gesproken over ‘post award contractmanagement’.

Een scherpe lijn tussen voor en na het moment van de totstandkoming van een contract is dan wel te trekken, maar dat geldt niet voor het belang van activiteiten die behoren tot contractmanagement.

Voor of bij het tot stand komen van een contract zullen reeds vragen opkomen over de uitleg van de overeenkomst en kunnen risico’s in beeld komen die van belang zullen zijn voor (post award) contractmanagement. Zo kunnen in de fase van contractcreatie vragen rijzen over de grens tussen te verrichten werkzaamheden die onder de scope vallen en werkzaamheden die out of scope zijn en dus meerwerk.

Voor contractmanagement is dan ook van belang dat er een goede overdracht plaatsvindt tussen het contractformatieteam en de contractmanager.

2. Contractmanagement door beide contractspartijen

Een ander belangrijk element van contractmanagement zijn de contractspartijen. Contractmanagement wordt relatief vaak benaderd vanuit de optiek van de afnemer. Typerend hiervoor is het gebruik van de term ‘vendor management’ voor contractmanagement, gedacht vanuit de afnemer.

Contractmanagement is echter een proces dat even zo goed aan de zijde van de leverancier nuttig en nodig is. Het dient daarom zowel aan de zijde van de afnemer als aan de zijde van de leverancier te worden toegepast.

3. Nakoming verplichtingen door partijen

Regelmatig wordt contractmanagement gezien als ‘het proces dat beide partijen in staat stelt aan hun contractuele verplichtingen te voldoen’. In deze visie ligt de kern van contractmanagement in het zorgdragen voor nakoming en vervulling van verplichtingen door beide partijen. De taakstelling is om ervoor te zorgen dat afspraken duidelijk, transparant en controleerbaar zijn en dat daarop wordt gestuurd gedurende de hele looptijd van de contractuele samenwerking.

Een dergelijke definitie is in zijn reikwijdte beperkt. Partijen kunnen namelijk gefrustreerd raken als de ander zich zou beperken tot het vervullen van bestaande verplichtingen. Contractmanagement dient verder te gaan dan (de op partijen rustende) verplichtingen. Het omvat ook dat partijen met elkaar (op basis van consensus en onverplicht) ertoe overgaan wijziging aan te brengen in de op hen rustende verplichtingen.

4. Contractmanagement als dynamisch proces

Contractmanagement dient verder te gaan dan de uitvoering van verplichtingen. Dat element zien we in verschillende definities terug.

De definitie van het Office of Government Commerce luidt:

“the process that enables both parties to a contract to meet their obligations in order to deliver the objectives required from the contract. It also involves building a good working relationship between customer and provider, It continues throughout the life of a contract and involves managing proactively to anticipate future needs as well as reactions to situations that arise.”

In deze definitie van het OGC is ruimte voor een meer dynamische kijk, aangezien contractmanagement tevens gericht dient te zijn op ‘future needs’ en moet omgaan met veranderingen (situations that arise). Het is dus niet beperkt tot het contract zoals dit voorligt.

In de definitie van CATS CM zien we het dynamische karakter van contractmanagement terug in de koppeling aan “beoogde doelstellingen” (contractdoelstellingen):

“Contractmanagement is het realiseren van de met het contract beoogde doelstellingen door tijdens de uitvoeringsfase van een contract proactief van alle in het contract vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven de naleving te bewaken, alle onduidelijkheden, tegenstrijdigheden en hiaten op te lossen, alle met het contract gepaard gaande risico’s te beheersen en de gewenste wijzigingen in het contract te verzorgen.”

Meer leren over contractmanagement en de toepassing ervan in de praktijk?

Volg dan onze training ‘Dienstverleningsovereenkomst: contractering & contractmanagement’ of schrijf u in voor de training ‘Juridische aspecten van contracten en contractmanagement’.