Zo verloopt de exit bij uw ICT-leverancier wél goed
Afscheid nemen van een ICT-leverancier. Niet eenvoudig. Zeker niet bij grote(re) contracten. De kans is groot dat u stuit op weerstand in de vorm van hoge kosten en vertragingen. Daar zit u niet op te wachten. Gelukkig bestaat er ook een eenvoudigere manier om afscheid te nemen, mits u de juiste voorbereidingen treft.
Afscheid nemen in de praktijk
Als u een ICT-contract sluit, dan denkt u na over de uitwerking van het project, de startdatum, de benodigde resources, de specs etc. etc. Over het einde van het contract wordt in veel gevallen echter amper gesproken.
Het enige wat dan in uw contract komt te staan, is een zinsnede als:
“de leverancier zal in alle redelijkheid alle benodigde medewerking verlenen aan de overdracht aan derden na de contractbeëindiging”
Dit is vragen om problemen.
Om precies te zijn bij het aflopen of beëindigen van uw contract. Uw leverancier ziet u waarschijnlijk liever niet gaan. Meewerken aan een exit is niet bepaald in zijn voordeel. De kans is zelfs groot dat uw leverancier gaat tegenwerken.
Hoe?
Door het proces onnodig te vertragen, hoge transitiekosten te rekenen, de toegang tot beheerdocumentatie te ontzeggen en/of moeilijk te doen over intellectuele eigendomsrechten.
Zo gaat al uw tijd en energie naar afscheid nemen en niet naar die frisse start die u wilt maken met uw nieuwe provider.
Dat moet anders kunnen!
Een exit volgens het boekje: documenteren, documenteren, documenteren….
Het kan ook anders, maar dat vraagt wel om een goede voorbereiding. Het begint met afspraken maken en documenteren.
Zorg dat uw leverancier u al bij aanvang van het contract een concept-exitplan overhandigt. Hoe? Door dit te bedingen in uw contract. In dit plan maakt u vooraf al duidelijke afspraken over onder meer:
licenties;
intellectuele eigendomsrechten;
software;
inzet van medewerkers; en
overeenkomsten met derden.
Naast deze afspraken, vraagt u ook direct om een helder kostenplaatje en/of hoe de kosten worden verdeeld en een duidelijke planning voor exit en retransitie.
Naast het vastleggen van afspraken is het ook van belang om eisen te stellen over de wijze waarop uw leverancier documenteert. De meeste kennis over uw project zit waarschijnlijk in de hoofden van medewerkers. Medewerkers die in dienst zijn van de leverancier en ‘zomaar’ op een ander project gezet kunnen worden als u het contract beëindigt of erger, er helemaal niet meer werkzaam zijn.
Eis daarom dat uw leverancier alle belangrijke kennis over uw project continu vastlegt. Denk aan informatie over software-updates, onderhoud, systemen etc.
Niet onbelangrijk: zorg dat u de rechten hebt over deze projectdocumentatie.
Een exit volgens het boekje: controleren, controleren, controleren….
Stel, u heeft uw leverancier verplicht om alles zorgvuldig te documenteren en het ultieme exit-plan ligt klaar.
Bent u daarmee klaar?
Helaas niet. U moet uw leverancier blijven controleren. Bijvoorbeeld door jaarlijks een nieuw exit- en retransitieplan met kostenplaatje en planning te eisen. Zo kunt u tussentijds ook wijzigingen aanbrengen als dit nodig is.
Vergeet niet deze documenten kritisch door te nemen en te toetsen op kwaliteit. Het is zeker ook aan te raden om tijdig een audit te regelen.
Al deze punten moeten uiteraard in het contract zijn vastgelegd, zodat er geen twijfel over bestaat dat uw leverancier hieraan mee moet werken.
Als u de juiste voorbereidingen treft, verloopt ook uw exit zonder problemen.
Blijf op de hoogte!
Op de hoogte blijven van deze en andere ontwikkelingen in ICT Recht? Abonneert u zich dan nu op de maandelijkse nieuwsbrief van ICT-advocatenkantoor Legalz.