Een raamcontract is iets groots. Het is hét kader voor onderliggende overeenkomsten en wordt vaak gesloten door grote organisaties die veel zakendoen met (dezelfde) leverancier(s). Een raamcontract zorgt voor eenheid en maakt de contractenportefeuille beter beheersbaar. Wilt u zelf aan de slag met een raamcontract? Lees dan eerst onze belangrijkste aandachtspunten.

Aandachtspunt 1: het doel van een raamcontract

Zoals gezegd schep je met een raamovereenkomst het kader waarbinnen verdere contracten voor het leveren van producten of diensten gesloten worden. In die nadere contracten gaat u concreet in op de afname van producten en diensten.

Raamcontracten zijn vooral interessant als met dezelfde leverancier geregeld contracten worden gesloten.

Waarom?

Het raamcontract geeft:

uniformiteit;
snelheid; en
beheersbaarheid van het contracteringsproces.

Het raamcontract kan een vrijblijvend karakter hebben. Om dit te benadrukken kan in de raamovereenkomst worden opgenomen dat de opdrachtgever of afnemer niet verplicht is om opdrachten te verlenen of bestellingen te plaatsen.

Aandachtspunt 2: de topics in een raamovereenkomst

Er zijn geen vaste richtlijnen voor het ontwerp van een raamcontract. Partijen kunnen dus in samenspraak met elkaar bepalen welke topics er worden opgenomen.

Er zijn wel onderwerpen te benoemen die in de meeste raamcontracten terug zijn te vinden. Denk daarbij aan:

vaste prijsafspraken;
een lijst met producten en/of diensten waarop het raamcontract van toepassing is;
de kwaliteit en/of af te nemen hoeveelheid van de producten en/of diensten;
een omschrijving van de manier waarop nadere contracten worden gesloten en wie daartoe bevoegd zijn;
een SLA (Service Level Agreement) die van toepassing is op de producten en/of diensten; en
de van toepassing zijn algemene voorwaarden.

Let op!

Maak de raamovereenkomst niet te specifiek. Zo zien wij in de praktijk raamcontracten die volledig zijn toegeschreven op de afname van bepaalde software. Als in een latere periode bijvoorbeeld ook detacheringsdiensten worden aangeboden, ontbreken belangrijke juridische topics in het mantelcontract.

Aandachtspunt 3: duur van een raamcontract

Partijen kunnen in principe zelf bepalen wat de looptijd is van een raamovereenkomst. In de praktijk zien we dat deze meestal voor een langere periode worden afgesloten. Voor vijf of tien jaar, of zelfs onbepaalde tijd. Vaak valt beëindiging van het raamcontract samen met het eindigen van de nader overeengekomen contracten.

Aandachtspunt 4: beëindiging van de overeenkomst

Loopt het raamcontract af? Dan blijft deze gelden voor de reeds gesloten nadere contracten. In de regel geldt namelijk dat nadere overeenkomsten zijn gesloten op basis van toepasselijkheid van de inhoud van het raamcontract. Dit verandert niet door het einde van het raamcontract.

Punt van aandacht: we zien vaak dat onder een raamcontract vele nadere overeenkomsten zijn gesloten met verschillende looptijden. Hierdoor is bij beëindiging geen gelijktijdig einde van alle contracten mogelijk. Een ongewenste situatie, waar u zeker rekening mee moet houden.

Aandachtspunt 5: Aanbestedingen

Veel aanbestedende diensten, zoals overheidsinstanties en publiekrechtelijke organisaties, sluiten voor bepaalde opdrachten in de praktijk raamovereenkomsten af met bijvoorbeeld de winnende inschrijver (of inschrijvers) na een gevoerde aanbestedingsprocedure.

Voor deze raamovereenkomsten gelden andere regels, dan de hiervoor genoemde overeenkomst tussen een afnemer en leverancier. Zo is bijvoorbeeld de looptijd van het contract gebonden aan aanbestedingsrechtelijke restricties.

Blijf op de hoogte!

Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen in ICT Recht? Abonneert u zich dan op de maandelijkse nieuwsbrief van ICT-advocatenkantoor Legalz.

Raamcontract opstellen? Dit zijn de 4 belangrijkste aandachtspunten!